Introducción

  En esta nota técnica encontrarás información sobre la importancia de realizar acciones de mantenimiento oportuno a tus bases de datos.   Cada base de datos SQL tiene un registro de todas las transacciones realizadas en la base de datos, este registro se almacena en un archivo .ldf o log. Este archivo log almacena todas las operaciones que realizan los usuarios sobre la base de datos (BDD), cualquier consulta, inserción, modificación, borrado, uso de índices, etc., es almacenada aquí, una vez que se confirma la grabación de la operación que estamos haciendo (transacción). Este log es muy importante para el manejo de la base de datos, ya que permite la recuperación de transacciones incompletas e individuales y puede ayudar inclusive a restaurar una BDD en base a éste.   Por la cantidad de operaciones que almacena, este archivo crecerá irremediablemente, al llenarse puede provocar problemas como lentitud, pérdida de datos al crear, modificar, etc.; por lo que es necesario contar con un mantenimiento periódico de dicha BDD, para reducir las posibilidades de quedarse sin espacio y evitar problemas a la BDD.

Importancia del mantenimiento de la BDD

  Cuando se trabaja con bases de datos, la disponibilidad y el desempeño son de suma importancia. El desempeño de la base de datos está basado en múltiples factores, entre los cuales se destaca poder procesar consultas rápidamente. Esto puede ser facilitado usando índices. Los índices son como los índices de un libro, proveen accesos directos a donde la información está localizada. De otra manera, se tendría que comenzar a leer el libro desde el inicio hasta encontrar la información requerida. Es lo mismo con las bases de datos, si no fuera por los índices, por cada consulta habría la necesidad de un escaneo de la tabla entera.   Al insertar nuevos datos en las BDD, las páginas de índices se llenan gradualmente, el número de registros de datos de las tablas, crece con el tiempo, lo cual tiene un impacto en el desempeño y un uso más alto de memoria y CPU. Según la cantidad de espacio de almacenamiento disponible, es importante planificar y realizar regularmente mantenimientos y ajustes periódicos de las BDD, para mantener el rendimiento óptimo del sistema y de vez en cuando es preciso, se eliminen datos para que las tablas sigan teniendo un tamaño razonable.   Para facilitarte este mantenimiento, CONTPAQi® Contabilidad y Bancos, cuentan con la utilería: Mantenimiento a la base de datos, que incluye funciones especiales del sistema, que regeneran la consistencia de registros y ayudan a localizar registros erróneos. Permitiendo conocer el estado de la base de datos de la empresa y aplicar acciones preventivas y correctivas sobre la misma, lo que ayudará a tener una BDD en correcto funcionamiento.   Esta utilería ayuda a dar mantenimiento a las bases de datos de las empresas existentes en CONTPAQi® Contabilidad y Bancos, así como a las BDD del nuevo ADD (en SQL) y cada opción de la utilería realiza acciones diferentes:

Mantenimiento a la BDD de la empresa

CONTPAQi®Contabilidad y  CONTPAQi® Bancos, cuentan con la utilería Mantenimiento a la base de datos de la empresa; las opciones de este proceso son: Reparación de la base de datos y Reducción de la base de datos.    

¿En que consiste el Mantenimiento a la BDD de la empresa? La utilería ayuda a reparar bases de datos dañadas y reduce el volumen de la BDD, eliminando la información que es temporal o que ya no es necesaria. Se ejecuta cuando existen inconsistencias técnicas lógicas en la BDD, mostrando incongruencias en la información. Por ejemplo, cuando en el manejador de SQL se muestra la información de la empresa, pero al consultarla en el sistema, dicha información no se observa.    

Al ejecutar la utilería habilitando las opciones Reparación de la base de datos y Reducción de la base de datos, el proceso realizará lo siguiente:  

	La utilería realiza un respaldo de la empresa automáticamente antes de ejecutar el proceso de mantenimiento a la BDD.
	Realiza reparaciones a la base de datos.
	Reduce la BDD, eliminando historia de las afectaciones, disminuye el tamaño físico de los archivos de la BDD y los futuros respaldos.

Mantenimiento a la BDD del ADD

A partir de la versión 11.5.0 de CONTPAQi®Contabilidad y  CONTPAQi® Bancos, se agregó una nueva sección en la utilería, que es: Mantenimiento base de datos ADD, donde se cuenta con la opción Reparación de la base de datos ADD, que ayuda a reparar las BDD del ADD, así como a reducir el tamaño físico de sus archivos de datos.    

¿En qué consiste el Mantenimiento a la BDD del ADD?

La opción Reparación de la base de datos ADD, nos ayuda a conocer el estado de la base de datos de la empresa y aplicar acciones preventivas y correctivas sobre la misma, en caso de ser requerido. Con la ejecución de esta utilería, se logra una reducción de la BDD del ADD, minimizando con esto las situaciones que existían, de que se llenaba el archivo log y evitando conflictos para utilizar el ADD.   Esta opción de la utilería, realiza lo siguiente:  

  Elimina la información que es temporal o que ya no es necesaria.

  Mejora el performance de las consultas, lo que significa que tendrás mayor velocidad al realizar consultas, al mantener actualizada la información de los índices y al reducir el espacio del archivo log.  

Al ejecutar la utilería habilitando la opción Reparación de la base de datos ADD, el proceso realizará lo siguiente:  

	Hará un truncado de archivos Log o archivo de transacciones de la base de datos del ADD, recuperando espacio del disco duro, reduciendo el volumen de la BDD.
	Hace una reorganización y reconstrucción de índices, cuando están fragmentados (cuando el índice es más grande de lo que necesita ser o cuando el orden lógico en un índice, no coincide con el orden físico).
	Lleva a cabo una actualización de estadísticas.

Consideraciones:

  La utilería se ejecuta por empresa, por lo que podrás utilizarla sólo en las empresas que lo necesiten.

  Para utilizar la opción Reparación de la base de datos ADD, el ADD de la empresa debe estar en SQL.

  La utilería no se ejecuta de forma automática, el sistema brinda la opción de ejecutarla o no.

  Es un proceso exclusivo, por lo que la empresa debe estar cerrada en todos los equipos durante la ejecución de la utilería.    

Importante   La opción Reparación de la base de datos del ADD, por sí sola, no realiza el respaldo automático de la empresa, por lo que si no habilitas las demás opciones de la utilería, debes respaldar tu empresa antes de ejecutar esta opción.

¿A qué bases de datos se debe aplicar mantenimiento? Es conveniente que periódicamente realices mantenimiento a las bases de datos de tus empresas, así como a las BDD del Administrador de Documentos Digitales o ADD.   La información de esta nota técnica aplica para las empresas que tengas en los sistemas CONTPAQi® Contabilidad y CONTPAQi® Bancos con ADD en SQL.   En el caso de los sistemas CONTPAQi® Comercial Premium y CONTPAQi® Nóminas, posteriormente se agregará en ellos una opción para poder realizar también el mantenimiento a la BDD del ADD.   CONTPAQi® Contabilidad CONTPAQi® Bancos CONTPAQi® Nóminas CONTPAQi® Comercial Premium CONTPAQi® Herramientas Complementarias Recuerda   La opción Reparación de la base de datos ADD, por el momento sólo está disponible en CONTPAQi® Contabilidad – Bancos, sin embargo próximamente se agregará a los demás sistemas CONTPAQi® que lo requieran.

¿Cuándo ejecutar la utilería de Mantenimiento a la BDD?

La recomendación es que estas operaciones de mantenimiento se ejecuten semanalmente, en empresas medianas o con un promedio de documentos mensuales superior a 1000.     En empresas pequeñas, con menos de 100 documentos al mes, la utilería se debería ejecutar por lo menos una vez al mes.   Sin embargo, podemos variar esta frecuencia de acuerdo con el entorno y con la actividad que recibe cada base de datos o cuando notes que tu espacio de disco duro se vea mermado, debido al tamaño de tus bases de datos o archivos log.     Ejecuta la utilería cuando consideres que tu BDD o archivo log es muy grande y de esta forma, se truncará dicho archivo y reducirá su tamaño.     Considera este proceso como parte de tu plan de mantenimiento y define la frecuencia de acuerdo tu criterio, después de analizar y evaluar la cantidad de transacciones efectuadas en tu BDD, el tamaño de tus archivos de BDD, entorno y necesidades.

Importante   Recuerda que siempre antes de ejecutar cualquier utilería, es importante asegurarnos de que tenemos una copia de seguridad actualizada de nuestra BDD, para poder restaurarla en caso de requerirlo.

Mantenimiento automático a la BDD del ADD

	Al abrir la empresa en la versión 11.5.0 o posterior de CONTPAQi® Contabilidad y  CONTPAQi® Bancos, el sistema ejecuta un análisis para identificar si el archivo log de la base de datos del ADD, está llegando a su límite de tamaño y requiere mantenimiento.   Cuando detecta esto, se enviará un mensaje al usuario, recomendando ejecutar la utilería Mantenimiento a la Base de datos del ADD.
	Mensaje del sistema:

Importante   Es muy recomendable que cuando te salga este mensaje, programes un espacio para la ejecución de la utilería, ya que significa que el archivo log de tu empresa casi se está llenando y que de no ejecutarla,  podrías presentar problemas.   Antes de ejecutar la utilería, se debe respaldar la empresa o empresas, para que puedas contar con tu información tal como estaba al momento de realizar el respaldo, por si llegaras a necesitarlo.

¿Cómo ejecutar la utilería Mantenimiento de la BDD?

Antes de ejecutar la opción Mantenimiento a la base de datos de la empresa y el Mantenimiento a la base de datos del ADD, haz un respaldo de la empresa.   Después de respaldar, realiza lo siguiente:

1.   Ingresa al sistema CONTPAQi® Contabilidad o CONTPAQi® Bancos, y abre la empresa en la que deseas ejecutar la utilería.   Para abrir la empresa, debes abrir primero el catálogo de empresas presionando simultáneamente las teclas <Ctrl> + E o desde el menú Empresa, submenú Empresas…

1. , de la barra de herramientas principal del sistema y haz doble clic sobre la empresa deseada, para abrirla.

2. Una vez abierta la empresa, haz clic en el menú Empresa, submenú Utilerías y selecciona Mantenimiento a la base de datos…

3. De la sección, Opciones del proceso, selecciona la opción u opciones que quieras ejecutar en tu empresa y presiona el botón Procesar para ejecutar la utilería.

4. Mientras se ejecuta la utilería, se mostrará una barra de avance del proceso:

Una vez finalizado el proceso, se mostrará un mensaje haciendo referencia al respaldo generado antes de ejecutar la utilería.

Consideraciones:

La utilería se ejecuta por empresa, por lo que podrás utilizarla sólo en las empresas que lo requieran.

Es un proceso exclusivo, asegúrate que no haya ningún usuario utilizando la empresa durante la ejecución de la utilería.

Verifica los cambios que realizará la utilería sobre la información, antes de ejecutarla, ya que se trata de un proceso irreversible.

¿Qué puedo hacer para incrementar mi espacio en disco?

Adicionalmente a lo que realiza la utilería, para que los sistemas puedan trabajar adecuadamente, también es muy importante mencionar que es necesario contar con espacio libre en disco duro, pues cada aplicación además del espacio que ya está ocupando, requiere un espacio en disco duro extra para procesos internos.   Existen varias opciones para incrementar el espacio en disco duro de tus equipos, algunas de ellas se describen en la siguiente tabla:

1	Opciones para incrementar el espacio en disco duro
2	Liberar espacio en disco duro (eliminar todo lo que ya no necesites, tanto información que no requieras como aplicaciones, juegos, imágenes, películas, videos, audios, música, etcétera).
3	Utilizar unidades de almacenamiento externo para guardar la información histórica o que no necesites frecuentemente.
4	Incrementar el tamaño del disco duro (aunque esto implica configuraciones para que ciertos archivos se guarden en la nueva unidad de disco duro).
5	Eventualmente tendrás que pensar en migrar a un equipo de mayores características.
6	En el mercado existen equipos que incluyen disco duro de estado sólido, este tipo de discos dan mejor funcionamiento y agilidad al accederlos.